Verbinden auch Sie mit dem Thema Archivierung einen lästigen und zeitintensiven Aufwand? Mit der elektronischen Übertragung durch unsere Schnittstelle zur Archivierungssoftware wird Ihr Arbeitsaufwand deutlich verringert und die ordnungsgemäße dauerhafte Aufbewahrung Ihrer Dokumente wird gewährt. Beachten Sie neben der Erfüllung der technischen Anforderungen auch die gesetzlichen Anforderungen.
Was bedeutet Archivierung?
Archivierung bedeutet, dass Dokumente aufbewahrt werden. Die Dokumente werden dabei dauerhaft und unveränderbar gespeichert. Im IT-Zeitalter werden diese Inhalte elektronisch gespeichert.
Basierend auf den gesetzlichen Grundlagen müssen viele Dokumente für einen bestimmten Zeitraum sicher aufbewahrt werden und jederzeit griff- bzw. abrufbereit sein.
Welche Dokumente müssen archiviert werden?
Als Richtlinie zählen die Vorsätze der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Die GoBD gelten uneingeschränkt für alle Unternehmen, unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche.
Die Dauer der Aufbewahrung lässt sich den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entnehmen (in der Regel 10 Jahre).
Zu den wichtigsten Dokumenten, die einer Aufbewahrungspflicht unterliegen, zählen steuerrelevante Unterlagen, wie beispielsweise:
- Jahresbilanzen/Jahresabschlüsse
- Bücher und Aufzeichnungen
- Eröffnungsbilanzen
- Buchungsbelege wie etwa Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Handels- und Geschäftsbriefe
- Unterlagen nach Artikel 15, Abs. 1 und Artikel 163 des Zollkodex
- Alle weiteren Dokumente, sofern diese zur Besteuerung relevant sind, beispielsweise Personalunterlagen
Welche Anforderungen sind bei einer GoBD-konformen Archivierung zu beachten?
Es muss gewährleistet werden, dass die folgenden Aspekte zutreffen:
Es muss sichergestellt werden, dass Änderungen in einer Buchung oder einem Dokument nachzuvollziehen sind und das Original-Dokument vorhanden ist.
Die Speicherung muss eindeutig zugeordnet werden können und nachvollziehbar sein. Dabei ist es wichtig, Belege aufzubewahren und bargeldlose von Bar-Einnahmen zu unterscheiden.
Die Dokumente müssen selbstverständlich wahrheitsgetreu sein und der Richtigkeit entsprechen. Unterstützend ist dabei Ihr DMS, da dort der komplette Vorgang inklusive der Belege dokumentiert wird.
Die GoBD gibt den Zeitraum vor, wann welche Dokumente archiviert werden müssen. Diese Vorgaben sollen unter anderem vor Manipulationen schützen. Vom Eingang des Dokuments bis zur Buchung und anschließenden Archivierung dürfen nicht mehr als 10 Tage vergangen sein. Bar-Einnahmen und Kassensysteme unterliegen einer täglichen Buchungsfrist.
Alle Daten müssen vollständig und lückenlos aufbewahrt werden. Allen Vorgängen müssen entsprechende Belege/Rechnungen zugeordnet werden, welche der Wahrheit entsprechen.
Für eine schnelle Prüfung und Orientierung wird eine gewisse Ordnung der Dokumente vorausgesetzt. Dabei ist die Sortierung nach Datum, Absender- und Empfängeradresse entscheidend.
Alle Dokumente, die der elektronischen Aufbewahrungspflicht unterliegen, müssen in derselben Form für 10 Jahre aufbewahrt werden.
Es muss sichergestellt werden, dass die Datenverarbeitungssysteme, die in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden, gegen Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang oder Diebstahl der Daten/des Systems geschützt werden. Weiterhin ist es wichtig, dass keine unbefugten Personen Zugang zu den Daten erhalten.
Für eine GoBD-konforme Archivierung ist ebenfalls eine Verfahrensdokumentation erforderlich, welche die Inhalte, Abläufe und Endergebnisse aus Ihrem Datenverarbeitungssystem dokumentiert und protokolliert.
Warum ist Dokumentensicherheit wichtig?
Dokumente sind der wichtigste Inhalt für Unternehmen und dessen Geschäftsprozesse. Aus diesem Grund ist es von Relevanz, die Dokumente aufzubewahren und vor Verlust zu schützen. Auch in Bezug auf Ihre Kunden ist es wichtig, Dokumente vor Verlust, Diebstahl oder Beschädigung zu schützen.
Wofür ist die Schnittstelle zur Archivierungssoftware?
Die Schnittstelle zur Archivierungssoftware bezeichnet den Transportweg zu Ihrer Archivierungssoftware, um Dokumente und elektronische Inhalte digital zu verwalten. Dabei unterstützen wir Sie bei dem Transport Ihrer Daten an verschiedene Archivierungs-Softwaresysteme. Durch eine zentrale und sichere Dokumentenablage wird Ihnen die Arbeit erleichtert. Alle erzeugten Rechnungen und Gutschriften können automatisiert an ein beliebiges Archivierungssystem übergeben werden. Damit gehen Sie einen wichtigen Schritt in Richtung „Das papierlose Büro“.
Welche Vorteile bieten Archivierungssysteme?
- Automatisierung durch Dokumentenverwaltung
- Zeitersparnis
- Revisionssicherheit
- Zentrale Ablage
- Einfache Verwaltung von Dokumenten
- Einfache Strukturierung durch Register Ihrer Wahl
- Mobiler Zugriff
- Datensicherheit
- Optimierung gewohnter Abläufe
- Übersichtlichkeit
- Automatische Sortierfunktionen
- Papierersparnis
- Digitalisierung
