Im Zuge der Digitalisierung des Autohandels nehmen auch die sogenannten E-Rechnungen an Bedeutung zu. Und das ist gut so, denn auf diese Weise lässt sich in erheblichem Maße Papier sparen. Entscheidend ist allerdings, dass die Umstellung auf papierlose Kommunikation im Rechnungsbereich clever in die Wege geleitet wird und die Rechnungen zudem allen gesetzlichen Anforderungen genügen und kundenfreundlich gestaltet sind.
Welche Neuigkeiten gibt es?
Ab dem 1. Januar 2025 wird der Empfang von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) für alle B2B-Geschäfte innerhalb Deutschlands verbindlich. Unternehmen und Kanzleien sollten sich rechtzeitig darauf vorbereiten, ihre Prozesse auf den digitalen Rechnungsverkehr umzustellen. Mit der richtigen Softwarelösung lassen sich E-Rechnungen effizient empfangen und weiterverarbeiten.
DATEV unterstützt Sie mit bewährten Softwarelösungen, die die gängigen E-Rechnungsstandards wie XRechnung und ZUGFeRD optimal integrieren. Informieren Sie sich noch heute und gestalten Sie Ihre Rechnungsprozesse zukunftssicher.
Was sind E-Rechnungen und was sind die Vorteile?
Das eine vorweg: eine PDF-Datei ist für sich genommen keine E-Rechnung. Was hier fehlt, ist die Möglichkeit der automatischen und elektronischen Verarbeitung und genau diese ist der Vorteil, den die E-Rechnung bietet. Im Zuge der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die sich dem Thema E-Rechnung widmet, bietet ein reines PDF gegenüber einer gedruckten Rechnung keinerlei Vorteile und müsste für die elektronische Erfassung via Scan und OCR-Software ausgelesen werden. Das ist kompliziert und somit zu vermeiden.
E-Rechnungen werden hingegen elektronisch übermittelt und lassen sich automatisiert verarbeiten. Vielfach Verwendung findet hier die Formulierung „ohne Medienbruch“, was meist einem XML-Format entspricht. Warum das so ist? Ganz einfach, weil XML auch die Lesbarkeit für Menschen möglich macht und trotzdem automatisch verarbeitet wird.
Vorteile entstehen durch das Nutzen des ZUGFeRD-Formats (ein Akronym für: zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Hier handelt es sich um ein Format, das ursprünglich für die Kommunikation zwischen Unternehmen und Behörden entwickelt wurde und neben XML auch eine visuelle Darstellung als PDF beinhaltet.
Worauf ist bei E-Rechnungen zu achten?
Einen Gewinn stellen E-Rechnungen dann dar, wenn gleichzeitig die digitale Verarbeitung seitens des Empfängers sowie eine Sichtbarkeit und damit Kontrolle gewährleistet ist. Somit kann z. B. durch eine automatisch erzeugte E-Mail die E-Rechnung versendet werden, die sowohl die Rechnung im Anhang als auch einen direkten Bezahllink für die Online-Bezahlung enthält.
Die Integration in die eigene Buchhaltung erfolgt vollautomatisch und die Zeitersparnis ist enorm. Einerseits erfolgen Geldeingänge in Echtzeit und werden auch so verzeichnet, andererseits erfolgt eine Zeitersparnis von 66 Prozent bei Fahrzeugrückgaben sowie eine 25-prozentige Ersparnis bei den Transaktionskosten gegenüber der Nutzung von Kartenterminals.
Welche Bezahlmethoden eignen sich?
Hinsichtlich der Bezahlmethoden existieren auch bei der E-Rechnung verschiedene Möglichkeiten. Sofortüberweisung ist ebenso umsetzbar wie Kreditkarte, PayPal oder Klarna. Im Grunde entsprechen die Bezahlmethoden denen im Online-Shopping und machen es der Kundschaft so einfach wie möglich.
Wie können E-Rechnungen versendet werden?
Mit Ihren Dealer-Management-Systemen werwiso und werwismart können Sie einfach und schnell Ihre Rechnungen an den Kunden als E-Rechnungen versenden. Nutzen Sie hierzu den digitalen Belegversand, um Ihre Ausgangsrechnungen als elektronische Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnungsformat zu erzeugen. Welches Format versendet wird, können Sie kunden- und rechnungsbezogen individuell entscheiden. Eine E-Mail mit der E-Rechnung im Anhang wird nach Rechnungsdruck automatisch aus Ihrem DMS heraus erzeugt und versendet.
Wie können E-Rechnungen empfangen werden?
Unsere Dealer-Management-Systeme werwiso und werwismart werden zukünftig auch die Verarbeitung der E-Rechnung zu Eingangsbelegen abbilden. Sofern Sie dann eine ZUGFeRD oder XRechnung erhalten, werden Sie die Dealer-Management-Systeme unterstützen, indem Sie die E-Rechnungen im DMS aufrufen können und so leicht nachvollziehen können, ob eine E-Rechnung z.B. zu einem Fahrzeug eingegangen ist. Mit Blick in die Glaskugel können zukünftig auch Fahrzeug- und Teiledaten im Dealer-Management-System durch den Eingang der E-Rechnung komplettiert und in Abstimmung mit den Buchhaltungssystemen und Herstellern verbucht werden.
