Kfz-Werkstatt Rechnung – darauf sollten Sie achten

Auf den ersten Blick erscheint eine Kfz-Werkstatt Rechnung nicht allzu komplex. Im Idealfall findet sich hier auf dem Briefkopf ein Logo, das im Gedächtnis bleibt und die aufgerufenen Preise entsprechen den Vorstellungen der Kundschaft. Für die Autowerkstatt bedeutet das Schreiben einer Rechnung jedoch auch das Beachten einer Fülle an Kriterien. Anders gesagt handelt es sich im juristischen Sinne um ein „weites Feld“ mit einigen Fallstricken, die aber mit einer „Rechnungsvorlage Kfz-Werkstatt“ clever umgangen werden können. Wie das funktioniert und was in einer Rechnung der Kfz-Werkstatt enthalten sein muss, verraten wir Ihnen gern.

Rechnung Autowerkstatt – diese Angaben sind verpflichtend

Im Grunde genommen sind die formalen Kriterien für eine Kfz-Werkstatt Rechnung einfach. Natürlich müssen sowohl Name und Anschrift der Werkstatt als auch des Kunden bzw. der Kundin vorhanden sein. Darüber hinaus bedarf es eines Rechnungsdatums und einer Rechnungsnummer. So weit, so verständlich, denn diese Kriterien gelten auch bei nahezu allen anderen Rechnungen im Dienstleistungsbereich. Relevant im Bereich Autowerkstatt ist zudem der Leistungszeitraum sowie die Menge und genaue Bezeichnung der bearbeiteten Teile und der erbrachten Arbeiten. Zu guter Letzt dürfen auch Rechnungsbetrag und die nach Steuersätzen getrennte Steuer nicht fehlen (Quelle: §14 Absatz (4) UStG).

Was macht eine Rechnung der Kfz-Werkstatt so komplex?

Im Bereich der Kfz-Werkstatt Rechnung existieren auch noch einige spezielle Vorgaben, die zudem nur in manchen Kontexten relevant sind. Bei einem Autoverkauf müssen beispielsweise sämtliche Eckdaten zum verkauften Fahrzeug wie die Nummer der Zulassung Teil II, Fahrgestellnummer etc. einbezogen werden und – bei einem Gebrauchten – auch der Kilometerstand.

Wichtig ist, dass die Rechnung durchweg verständlich formuliert wird, denn gerade im Automobilbereich sind die meisten Endkundinnen und -kunden echte Laien. Konkret heißt das, dass erläutert wird, was repariert wurde und warum und im Idealfall auch ein Kostenvoranschlag vorhanden war. Dieser darf maximal um 15 Prozent überstiegen werden, anderenfalls kann die Rechnung in schriftlicher Form reklamiert werden.

Rechnung der Kfz-Werkstatt reklamieren – darauf ist zu achten

Überhaupt spielt das mögliche Reklamieren bei einer Rechnung eine große Rolle. Wurde eine Reparatur mangelhaft ausgeführt, so ist eine Frist zur Beseitigung der Mängel einzuräumen. Dabei gilt, dass die Nachbesserung kostenlos ist und in einer angemessenen Frist – in der Regel nach maximal zwei Wochen – erfolgt. Erst wenn die Autowerkstatt diese Frist verstreichen lässt oder die Nachbesserung verweigert, können Endkunden vom Reparaturvertrag zurücktreten oder einen Preisnachlass aushandeln bzw. den Rechnungsbetrag mindern.

Sonderfall Kleinstbeträge

Wer die Rechnung einer Kfz-Werkstatt in den Händen hält, braucht im Falle von Kleinstbeträgen nicht so hohe formelle Anforderungen zu stellen. Bis zu einem Bruttowert in Höhe von 250 Euro genügen Name und Adresse der Werkstatt, das Rechnungsdatum, der Zweck in Form der genauen Bezeichnung der Arbeit und ggf. der Arbeitsstunden sowie die Beträge mitsamt der Steuersätze. Anders ausgedrückt muss in diesem Fall nicht zwingend der Kunde mitsamt Anschrift genannt werden.

Vom Nutzen einer Rechnungsvorlage für die Kfz-Werkstatt

Es gibt viele Regeln, die nicht jeder immer im Kopf behält. Aus unserer Erfahrung arbeiten die meisten Autohäuser heutzutage mit einer „Rechnungsvorlage Kfz-Werkstatt“, die ihre Arbeit erleichtert. Das ist einfach und stellt sicher, dass alle Angaben vorhanden sind. Zu haben sind solche Vorlagen sowohl im Word-Format als auch als editierbares PDF und natürlich entsteht hierdurch ein Wettbewerbsvorteil durch Verringerung des eigenen Aufwands.

Einen Schritt weiter gehen Autohäuser durch den automatischen Ausdruck von Rechnungen aus einem Dealer-Management-System. Diese lassen sich unter anderem im ZUGFeRD-Format für Behörden und im „Look-and-Feel“ des Unternehmens via E-Mail versenden und enthalten auf Wunsch auch direkt einen Link zum Bezahlen. Falls die Kunden nicht vor Ort mit der EC-Karte bezahlen, erfolgt das Bezahlen in diesem Fall online über Kreditkarte, Sofortüberweisung, PayPal oder auch Klarna und die Anzeige in Echtzeit.

Der Vorteil liegt auf der Hand, denn mit automatischer Rechnungserstellung sparen Unternehmen Zeit und zudem die Transaktionskosten, die durch Kartenterminals vor Ort entstehen. Kundinnen und Kunden erhalten stets geprüfte und richtige Rechnungen in Echtzeit und nutzen etablierte und sichere Zahlungsmethoden. Des Weiteren lassen sich die Rechnungen eins zu eins in die Buchhaltung eines Autohauses oder einer Autowerkstatt integrieren, was einen zusätzlichen Pluspunkt entstehen lässt.

Was ist bei Abholung eines Fahrzeugs aus der Kfz-Werkstatt zu beachten?

Zu guter Letzt noch ein Wort zum Einbehalt eines Fahrzeugs durch die Autowerkstatt bzw. zur richtigen Abholung. Nach der Reparatur muss ein Auto in der Regel innerhalb einer Woche abgeholt werden – bei kleineren Reparaturen, die innerhalb eines Tages über die Bühne gehen, sogar nach zwei Arbeitstagen. Danach darf eine Werkstatt Standgebühren erheben.

Übrigens: Wenn die Kfz-Werkstatt Rechnung nicht vor Ort gezahlt werden kann und auch keine digitale Rechnung versendet wird, kann es schnell unangenehm werden. Die Autowerkstatt ist berechtigt, das Auto mitsamt der Zulassungsbescheinigung Teil I solange als Pfand zurückzuhalten, bis die Rechnung der Autowerkstatt beglichen ist. Juristen sprechen in diesem Kontext von einem Zurückbehaltungsrecht, das auch dann gilt, wenn ausdrücklich auf das Fehlen von Kartenzahlung hingewiesen wurde und der Kunde oder die Kundin nicht über ausreichendes Bargeld verfügt (Quelle: § 647 BGB).

Dieses Zurückbehaltungsrecht kann dann abgewendet werden, wenn eine Rechnung unter Vorbehalt gezahlt wird. Wichtig ist allerdings, dass dieser Vorbehalt auf dem Rechnungsdokument vermerkt wird und dies möglichst unter Zeugen geschieht.