Nie mehr selbst Hand anlegen und keine Rechnungen mehr schreiben. Das klingt wie ein Traum, ist aber dank Automatisierung im Rechnungswesen problemlos umsetzbar. Buchhalterinnen und Buchhaltern dürfte in Zukunft eher eine Kontrollfunktion zukommen, denn die meisten klassischen Aufgaben im Rechnungswesen lassen sich digitalisieren und automatisch übernehmen. Doch wie funktioniert das?
Manuelle Belegverwaltung war gestern
Ein wichtiger Aspekt des Rechnungswesens bzw. der Buchhaltung ist die Verarbeitung von Belegen. Diese werden in vielen Unternehmen nach wie vor in Papierform versendet und müssen adäquat archiviert werden. Elektronische Belegverwaltung erfolgt durch den Verzicht des Ausdruckens elektronischer Rechnungen, die sich bei passendem Format automatisch verarbeiten lassen. Wurde eine Rechnung in Papierform gesendet, so lässt sich diese scannen und automatisch an die zur Freigabe befugten Stelle schicken, was natürlich digital erfolgt. Der Vorteil liegt auf der Hand, denn so können Freigaben von überall her erteilt werden und auch die Überweisungen bedürfen keiner Präsenz vor Ort mehr.
Das Archiv der Belege wird nach und nach elektronisch geführt und ermöglicht via Cloud Computing (auf Blogbeitrag verweisen) einen direkten Zugriff auch aus der Ferne. Das spart in erheblichem Maße Platz sowie Kosten und erleichtert zudem die Suche nach Belegen oder Dokumenten. Praktisch sind auch Sortierfunktionen, sodass mit Abfragen direkt zum Ziel gelangt wird und nicht erst nach einer Rechnung XY mit bestimmtem Datum gesucht werden muss.
Finanzbuchhaltung automatisiert und digital
Ebenso wie die Erfassung der Belege erfolgt auch die Finanzbuchhaltung im Idealfall digital und automatisiert. Ein Vorteil liegt in der Vernetzung mit DATEV, was sowohl mit individuell erstellen Kontenrahmen als auch bei Nutzung des SKR51-Standards möglich ist. Buchungsdaten werden aus einem funktionierenden Dealer-Management-System sauber übergeben und lassen sich auch an Rechnungswesen-Tools weiterleiten. Selbiges gilt natürlich auch für die Datenübertragung an Steuerberater.
Intern macht sich die digitale Lohnbuchhaltung bezahlt. Lohnabrechnungen werden über eine sogenannte „Payroll-Software“ schnell erstellt und die Abrechnung erfolgt digital und papierlos. Dies ist auf Wunsch auch für Überweisungen und die Verbuchung in der firmeninternen Buchhaltung möglich.
Automatisiertes Rechnungswesen
Integraler Bestandteil des Rechnungswesens sind natürlich auch ausgehende Rechnungen. Digitale Rechnungen sind Voraussetzungen für eine automatisierte Erstellung und die Bereitstellung in einem gängigen Format wie ZUGFeRD. Mit der Software lassen sich aber nicht nur Rechnungen erstellen und direkte Bezahllinks bereitstellen, sondern auch Lastschriften erstellen und Dauerbelege automatisiert verarbeiten. Vor allem regelbasierte Prozesse sind problemlos automatisierbar und erleichtern die Arbeit in der Buchhaltung enorm.
In einem Autohaus lassen sich Zahlungseingänge in Echtzeit erfassen und jede bezahlte Rechnung wird automatisch in der Buchhaltung verzeichnet, was auch für das Auslösen von Mahnungen nach Verstreichen festgelegter Zahlungsfristen gilt.
Digital erstellte Rechnungen lassen sich via E-Mail oder direkt auf entsprechend Bezahl-Apps auf das Smartphone liefern. Mögliche Schnittstellen sind SEPA Sofort Überweisung, PayPal, Kreditkarten, Klarna und viele andere.
Fazit und Ausblick
Automatisierung im Rechnungswesen bringt eine Fülle an Einsparpotenzialen und ist deutlich effizienter. Dies betrifft nicht nur die Schnelligkeit der Verarbeitung und das Sparen von Papier, sondern auch die Fehleranfälligkeit, die bei IT naturgemäß niedriger als bei einem Menschen ist. Hinzu kommt, dass sich digital vorliegende Daten aufarbeiten und auswerten lassen und auf diese Weise weitere Optimierungspotenziale entstehen. Die Transparenz ist maximal und Workflows lassen sich zudem untereinander kombinieren, beispielsweise mit einem CRM oder einem Warenwirtschaftssystem. Wir unterstützen Sie gerne durch unser Rechnungsprogramm Kfz-Werkstatt.
Die Zukunft könnte sogar noch einen Schritt weiter gehen und die Vorteile von künstlicher Intelligenz (KI) mit sich bringen. KI lässt sich mit Cloud Computing kombinieren und jederzeit skalieren. Die Fähigkeit zum automatischen Auswerten von Rechnungen und zum Dazulernen ist enorm und selbst das Erkennen von Eingabefehlern, beispielsweise bei Spesen- oder Reisekostenabrechnungen ist möglich. Selbiges gilt natürlich auch für die Berechnung der Umsatzsteuer und deren automatische Abführung und viele weitere Möglichkeiten.
Wohlgemerkt: Auch in Zukunft werden Buchhalterinnen und Buchhalter benötigt. Das Berufsbild könnte sich allerdings wandeln und von einem rein routinierten „Abarbeiten“ mehr in Richtung von Controlling oder auch strategischer Beratung gehen. Wandel war und ist diesem Beruf aber seit Jahrhunderten inhärent und Automatisierung und KI werden die Zukunft eher positiv prägen.
