Die Herausforderung

Ganzheitlich digital entfalten

Für das Autohaus von der Weppen ist seit März 2020 nicht nur die Corona-Pandemie eine Umstellung für alle Mitarbeiter, sondern auch das neue Dealer-Management-System (DMS) werwiso von betzemeier. Als Startschuss in eine digitale Zukunft hat sich Geschäftsführer Jan von der Weppen für eine Zusammenarbeit mit dem Softwareunternehmen aus Minden in Ostwestfalen entschieden. Von der Weppen beschäftigt an 9 Standorten ca. 300 Mitarbeiter und ist Vertragspartner der 8 Marken Renault, Dacia, Alpine, Hyundai, Kia, Opel, Seat und Cupra.

In diesem Beitrag beantwortet Jan von der Weppen, warum er auf ein neues DMS umgestellt hat und welche Anforderungen an das neue System gestellt wurden. Des Weiteren lässt er tief blicken, wie die Umstellung auf sein neues DMS abgelaufen ist und vor welchen Herausforderungen ein Autohaus seiner Größe bei einem DMS-Wechsel steht.

Warum ein DMS-Wechsel?

Das Autohaus von der Weppen stellt in Bezug auf Mehrmarken- und Mehrfilialfähigkeit des eingesetzten DMS hohe Ansprüche. Im Altsystem wurde die Aktualisierung und Weiterentwicklung von Schnittstellen aufgekündigt, was die Zukunftsfähigkeit stark eingeschränkt hat. Dazu stand die Umstellung auf den Branchenkontenrahmen SKR51 an, wofür eine Neuinstallation des alten Systems notwendig gewesen wäre. „Mit dem Wechsel zu einem neuen DMS-Anbieter, können wir unsere Digitalisierungsstrategie langfristig für die Zukunft planen und umsetzen. Die Ungewissheit und die Grenzen, an die wir gestoßen sind, haben diese Veränderung erforderlich gemacht“, sagt Jan von der Weppen.

Digitale Plattform im Autohaus

Eine große Herausforderung an die DMS-Anbieter entsteht durch das komplexe Zusammenspiel zwischen dem Kunden, dem Autohaus und den Herstellern. Intelligente und digitale Prozesse sollen den Mitarbeitern im Autohaus dabei Freiräume verschaffen, sich um das Wesentliche ihrer Arbeit zu kümmern – den Kunden.

Für einen DMS-Anbieter wird es schwer, alle Funktionen jeden Bereichs im Autohaus abzudecken. Dem Autohaus von der Weppen sind in dem Fall strategische Partnerschaften mit komfortablen Schnittstellen zu weiteren Systemanbietern wichtig, um eine einheitliche Plattform im Autohaus zu schaffen. „Ein DMS-Anbieter muss die verschiedenen Informationsquellen in einer benutzerfreundlichen Oberfläche zusammenführen und daraus digitale Prozesse entwickeln. Wir setzen dabei auf einen Partner, der auf eine digitale Plattform im Autohaus hinarbeitet“, sagt Jan von der Weppen. „Das hat die Firma betzemeier in unserem Fall mit der DATEV eG (Finanzbuchhaltung), der Firma ELO (Archivierungssoftware) und der Firma GlobalCube (Controlling-Software) sehr gut gemeistert.“ Im Rahmen der Finanzbuchhaltung ist betzemeier unter den DMS-Anbietern seit 2005 der einzige Kooperationspartner der Datev eG. Durch diese Kooperation können sich beide Partner auf ihren Kernbereich fokussieren und schaffen eine perfekte Gesamtlösung aus DMS und Finanzbuchhaltung. Die Archivierung von erzeugten Dokumenten findet über eine Schnittstelle direkt aus dem DMS an das revisionssichere Archivierungssystem der Firma ELO. Des Weiteren hat sich betzemeier während der DMS-Umstellung beim Autohaus von der Weppen zusätzlich mit der Firma GlobalCube ausgetauscht und eine gemeinsame Lösung für eine Schnittstelle zur Controlling-Software gefunden.

Mehrmarken- und Mehrfilialfähigkeit

„Bei der Anbieterauswahl war für uns die Kompatibilität zu unseren vertretenen Herstellern ein absolutes K.O.-Kriterium“, sagt Jan von der Weppen. „Ohne die Anbindung an all unsere Hersteller, über den Großteil der angebotenen Schnittstellen, würde ein DMS-Wechsel gar keinen Sinn machen. Wir würden uns dann mit zu vielen manuellen Aufgaben beschäftigen, die uns von unserer eigentlichen Arbeit abhalten, sei es bei der Arbeit ohne Schnittstellen oder mit mehreren DMS. Dabei ist auch egal, wie groß die Marke bei uns vertreten ist.“ Hierbei ist dem Autohaus von der Weppen durchaus bewusst, dass der reine Vergleich der angebotenen Schnittstellen der DMS-Anbieter nicht ausreicht. So unterscheiden sich die Schnittstellen auch in Funktionalität. Bei einigen DMS-Anbietern gleicht eine Schnittstelle nur dem Programmaufruf und vielleicht noch dem automatischen Login im Drittsystem, aber keinem automatischen Datenaustausch. Eine Arbeitserleichterung tritt dann trotz Verfügbarkeit der Schnittstelle nicht wirklich ein.

„Zusätzlich ist nicht zu vernachlässigen, dass wir mit einem einheitlichen Kunden- und Fahrzeugstamm über alle Filialen und Marken hinweg arbeiten wollen“ ergänzt Jan von der Weppen.

Enge Zusammenarbeit

Das DMS ist die zentrale Software in der IT-Struktur eines Autohauses. Umso größer ist der Wunsch nach Individualisierung der Prozesse, sodass sich das DMS bestmöglich an das Autohaus anpasst. Jan von der Weppen erläutert: „Ein DMS sollte über praxiserprobte Standardprozesse verfügen. Dennoch ist uns die Flexibilität für Anpassungen dieser Standardprozesse wichtig. Hier erwarten wir einen regen Austausch mit unserem DMS-Anbieter, um das Produkt für alle Kunden besser zu machen.“

Das Autohaus von der Weppen hat bereits einen individuellen Wunsch bei der Firma betzemeier in Auftrag gegeben. Mit einer individuellen Kundenkarte ging das Autohaus direkt zum Echtlauf an den Start. Diese ermöglicht ein integriertes Kundenbindungskonzept direkt im Abrechnungssystem des DMS werwiso. Die Grundfunktionalitäten waren bereits im Produktportfolio enthalten, die Anpassungen hat von der Weppen bezahlt.

„Wenn individuelle Wünsche auftreten, ist die generelle Bereitschaft auf Kundenwünsche einzugehen, für uns ein wichtiges Entscheidungskriterium bei der Anbieterauswahl gewesen. Darunter verstehen wir nicht „Wünsch-Dir-Was“, sondern einen konstruktiven Austausch zwischen Autohaus und DMS-Anbieter. Dies wird für uns bei zunehmender Größe auch immer wichtiger“ sagt Jan von der Weppen.

Herausforderungen bei der Umstellung und Schulung

Die Zielsetzung der DMS-Umstellung bei von der Weppen war es, alle Standorte gleichzeitig ans Netz zu bringen. Die große Herausforderung ist es dabei erstmal ein DMS zu finden, welches die Anforderungen an Mehrmarken- und -Filialfähigkeit erfüllt.

„Mit dieser Zielsetzung wurde die Planung der Installation, Datenkonvertierung und Schulung sehr komplex. Vor allem die Datenkonvertierung musste gut vorbereitet sein“ so von der Weppen. „Im Nachhinein war die Entscheidung einer gleichzeitigen Umstellung definitiv die Richtige. Durch die perfekte Vorbereitung und den klar strukturierten Projektplan seitens betzemeier, verlief die Umstellung sehr reibungslos.“

Bereits 3 Monate vor der Umstellung wurde der komplette Projektablauf gemeinsam mit dem Autohaus abgestimmt. So wurde zum Beispiel für jeden Mitarbeiter ein individueller Schulungsplan erstellt. Des Weiteren wurde jeder einzelne Schritt der Umstellung bis auf den Tag und die Stunde heruntergebrochen.

„Kein Autohaus sollte jedoch die Augen davor verschließen, selbst einen großen Einfluss auf eine reibungslose Umstellung zu haben“ sagt Jan von der Weppen. „Bei einer DMS-Umstellung kann der DMS-Anbieter so perfekt vorbereitet sein, wie nur möglich. Arbeitet das Autohaus nicht kompetent mit, verläuft das Projekt nicht mehr reibungslos.“

Die Mitarbeit gilt auch für die Schulung. Um 300 Mitarbeiter zeitnah vor der Umstellung zu schulen, muss sich das Autohaus auf die Umstellung einstellen. Das Schulungsprogramm war individuell ausgerichtet. Alle Schulungen wurden in den zwei Wochen vor der Umstellung in der Unternehmens-Zentrale in zwei großen Schulungsräumen durchgeführt. Da alle Betriebe in der Schulungswoche nur im Notbetrieb geöffnet waren, konnten sich die 300 Mitarbeiter voll und ganz auf das neue System konzentrieren. Des Weiteren konnten die Mitarbeiter Einfluss auf den Schulungsplan in Bezug auf Inhalte und Zeitpunkt nehmen.

„Im Vorfeld der Schulungen, war es wichtig den Mitarbeitern die Notwendigkeit der Einführung eines neuen DMS zu vermitteln, und gleichzeitig zu betonen, dass die Fortführung des bisherigen Systems keine Alternative ist. Damit wollte ich vermeiden, dass dem alten System nachgetrauert wird. Dies kann ich nur jedem Geschäftsführer vor einer Umstellung empfehlen“ empfiehlt Jan von der Weppen.

Der Tag der Wahrheit: Go-Live

Der Echtstart war sehr herausfordernd für die Mitarbeiter. Zum besseren Start wurde die Anzahl der Werkstattdurchgänge in den ersten Tagen deutlich reduziert. An allen größeren Standorten war ein Mitarbeiter von betzemeier unterstützend zur Echtstartbegleitung vor Ort. Zusätzlich erfolgte eine weitere priorisierte Unterstützung durch die Hotline von betzemeier.

„Im Vorfeld des Echtstarts mussten alle Vorgänge im Altsystem abgerechnet werden, um eine geregelte Datenübernahme sicherzustellen. Diese Aufgabe, neben dem straffen Schulungsplan, da musste ich mich im Nachhinein für das tolle Engagement meiner Mitarbeiter bedanken“ sagt Jan von der Weppen. „Die Betreuung durch betzemeier war wirklich sehr gut. Alle Probleme wurden mit höchster Priorität der Hotline gelöst. Die Eingewöhnungsphase für die Standards dauert ca. 4 Wochen. Man muss sich aber bewusst sein, dass so eine Umstellung über mindestens ein Jahr nachwirkt.“

Rückblick

Um eine DMS-Umstellung erfolgreich und ohne große Reibungsverluste zu projektieren, müssen sich Autohaus und DMS-Anbieter eng miteinander abstimmen. Eine gute Planung und Vorbereitung ist dabei das wichtige Fundament eines erfolgreichen Projekts.

„Wenn ich auf die Umstellung zurückschaue, kann ich überzeugt sagen: Ich würde mich wieder für eine Umstellung auf das DMS von betzemeier entscheiden“, sagt Jan von der Weppen. „Unsere Branche muss sich weiter digitalisieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Da sind wir Händler in der Basis unserer IT-Struktur auf ein gutes Dealer-Management-System angewiesen.“