Die Zukunft des Rechnungswesens liegt sprichwörtlich „in den Wolken“. Gemeint ist natürlich das Cloud-Computing, das mehr und mehr an Bedeutung gewinnt. Mancherorts sorgen die neuen Technologien für Skepsis, doch sind die meisten Bedenken schlichtweg unbegründet oder anders ausgedrückt: Cloud Computing ist genauso sicher wie die bisherige Form der Rechnungslegung, dafür aber deutlich effizienter, schneller und kostensparender.
Cloud Computing – was ist das überhaupt?
Ins Deutsche übersetzt, bedeutet Cloud Computing so viel wie eine Datenwolke. Die Rede ist von Computerressourcen, die zentralisiert bereitgestellt und geteilt werden. Entsprechend befinden sich die Server, auf denen Daten gespeichert werden, nicht mehr im Unternehmen selbst, sondern bei einem Cloud-Anbieter. Zugriff erfolgt über eine Schnittstelle (API), die problemlos auch in Form einer App oder einer Webseite programmiert werden kann.
Der Vorteil liegt auf der Hand, denn dank Cloud Computing können Zugriffsrechte dynamisch verliehen oder entzogen werden, es lassen sich Dokumente auch mobil und von überall her bearbeiten und die bezogenen Leistungen bei einem IT-Anbieter sind skalierbar.
Auch existieren eine Fülle an nutzbaren Tools, mit denen im Bereich Rechnungswesen Auswertungen durchgeführt oder auch die Finanzbuchhaltung, Online-Payment etc. dargestellt werden.
Wie lässt sich Rechnungswesen aus der Cloud steuern?
Rechnungswesen aus der Cloud beinhaltet das automatische Erstellen maschinenlesbarer digitaler Rechnungen nach dem Standard ZUGFeRD sowie deren visuelle Darstellung über XML oder als PDF. Auch möglich sind Schnittstellen zu DATEV, sei es in Form eines individuellen Kontenrahmens oder entsprechend des SKR51-Standards (auf anderen Blogbeitrag verweisen). Am Ende stehen Systeme in der Cloud, die perfekt integriert sind und den gesamten Zahlungsverkehr abbilden. Zu den Features zählen eine Abfrage des Bezahlstatus in Echtzeit, die Bereitstellung von Online-Payment-Möglichkeiten oder kurz gesagt: ein leistungsstarkes Dealer-Management-System.
Wie sieht es mit der Sicherheit aus?
Und die Sicherheit? Gibt ein Unternehmen bzw. Autohaus nicht all seine sensiblen Daten aus der Hand, wenn diese nicht mehr auf eigenen Servern gespeichert werden? Die Frage ist berechtigt, doch lassen sich Befürchtungen schnell zerstreuen. Vertraglich ist klar geregelt, dass sich gespeicherte Daten im Besitz des Cloudnutzers und nicht des CSP (Cloud Solution Providers) befinden. Zugriffe sind streng geschützt und die Verwaltung von Rechten obliegt natürlich dem Kunden bzw. dem Autohaus. Diese lassen sich skalieren und problemlos auch einzelne Dateien oder Ordner sichern. Im Rahmen von Cloud Security wird sowohl die Datensicherheit und die Integrität der Daten als auch ein funktionierendes Identitäts- und Zugriffsmanagement sichergestellt. Ebenfalls existieren genaue Pläne für regelmäßige Back-ups und nicht zuletzt auch physische Sicherungssysteme für die Serverräume und deren Schutz vor Feuer oder Wasserschäden etc..
Wichtig ist in diesem Kontext aber natürlich auch eine ausreichende Schulung der Endnutzerinnen und -nutzer. Anders formuliert, nützt die ausgefeilteste Sicherheitsarchitektur nur dann etwas, wenn Passwörter ausreichend sicher vergeben werden und keine unbefugten Personen Zugriffe erhalten. Ein gewisses Quantum an Eigenverantwortung ist somit stets enthalten, was aber bei einem lokalen Server nicht anders ist. Möglich ist auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, um die Systeme besonders sicher zu machen.
Ebenfalls ein wichtiger Aspekt und mögliches Einfallstor für Bedrohungen ist die Datenübertragung. Um diese zu sichern, arbeitet das Cloud Computing durchweg mit Verschlüsselungstechniken. Erforderlich sind Schlüssel zum Decodieren, die lokal abgespeichert sind. Möglicherweise abgefangene Daten in den Händen Dritter sind ohne den dazugehörigen Schlüssel schlichtweg unbrauchbar und lassen sich nicht lesen.
Zu guter Letzt ist festzustellen, dass Rechnungswesen aus der Cloud eher noch sicherer als lokale Lösungen ist. Der Grund liegt in den zahlreichen Maßnahmen, die Cloud Anbieter von vornherein treffen und die sozusagen Teil des Geschäftsmodells sind. Der Schutz ist hier viel umfangreicher, als er von einem IT-Beauftragten innerhalb eines Autohauses zu bewerkstelligen wäre und auch die Abteilungen für Cybersecurity sind bei Spezialisten für Cloud Computing deutlich größer. Und das macht sich bezahlt.
